Template Excel Persediaan Bahan Baku Gratis untuk UMKM Konveksi
Plastik packing habis tepat saat pesanan numpuk. Kain inner ternyata tinggal sedikit, padahal invoice konveksi baru masuk. Kejadian begini muncul karena stok bahan tidak tercatat, bukan karena kamu kurang teliti. Solusinya sederhana: pakai template excel persediaan bahan baku yang mencatat pembelian, pengambilan, dan sisa stok tiap bahan secara otomatis. Download filenya di bawah, lalu ikuti panduan pakainya dari nol, lengkap dengan contoh transaksi nyata bulan Maret.
Download Template Excel Persediaan Bahan Baku Template-Persediaan-Bahan-Baku.xlsx · 250 KB
Setelah link terbuka, klik menu File lalu pilih Download atau Buat salinan supaya file tersimpan di akunmu.
Template Excel Persediaan Bahan Baku: Isi Form dan 24 Item yang Dicatat
Jawaban singkat: file ini berisi satu sheet bernama Form Bahan Baku yang mencatat 24 bahan baku dan bahan pembantu. Tiap bahan punya tiga kolom: Pembelian, Pengambilan, dan Sisa. Kolom Sisa terhitung otomatis.
Anatomi form dari header sampai baris transaksi
Judul form berbunyi “Form Catatan Persediaan Bahan Baku dan Pembantu”. Di bawahnya ada isian Bulan (contoh: Maret), lalu kolom Tgl dan Keterangan. Baris 9 menampung saldo akhir bulan lalu, sedangkan baris 10 sampai 29 tersedia untuk 20 transaksi.
Total lebar form mencapai 74 kolom (2 kolom identitas + 24 bahan × 3 kolom). Tenang, kolom Tgl, Keterangan, dan header sudah dibekukan (freeze panes), jadi keduanya tetap terlihat saat kamu geser ke kanan.
Daftar 24 bahan beserta saldo awal contohnya
Saldo di bawah diambil langsung dari baris “Saldo Akhir Februari” pada file contoh:
| Kelompok | Bahan (saldo awal) |
|---|---|
| Kain | Kain Inner (7), Kain Rayon (2) |
| Label & aksesori | Label Kain (200), Mote (3.000), Hang Tag (850), Pin Tag (320), Kertas Label Warna (10) |
| Tile | Tile Ninja Classic (900), Tile Ninja Jazzy (700), Tile Ciput Classic (1.100) |
| Solasi | Solasi Besar (5), Solasi Sedang (6), Solasi Kecil (12) |
| Plastik produk | Plastik Ciput Classic (7), Plastik Ciput Jazzy (4), Plastik Ciput Ninja Classic (10), Plastik Ciput Ninja Jazzy (2) |
| Plastik kodi & packing | Kodi Besar (5), Kodi Kecil (3), Packing Besar (7), Packing Sedang (8), Packing Kecil (3) |
| Alat tulis | Stabilo (1), Pulpen (5) |
Nama-nama ini khas usaha konveksi busana muslim. Usahamu beda? Ganti saja nama bahannya, strukturnya tetap berlaku.
Cara Pakai Template Persediaan Bahan Baku Excel Langkah demi Langkah
Jawaban singkat: isi saldo awal sekali, lalu setiap ada barang masuk atau keluar, cukup tambah satu baris baru.
Langkah 1: isi bulan dan saldo awal
Ketik nama bulan di sel B3. Lanjut ke baris 9, tulis “Saldo Akhir [bulan lalu]” di kolom Keterangan, lalu isi jumlah stok fisik di kolom Sisa tiap bahan. Hitung stok langsung di gudang, jangan menebak dari ingatan.
Langkah 2: catat pembelian dan pengambilan
Mulai dari baris 10, satu kejadian = satu baris.
Kapan mengisi kolom Pembelian
Isi saat bahan datang dari supplier. Tulis nomor nota di Keterangan, misalnya “Beli plastik packing nota 201”.
Kapan mengisi kolom Pengambilan
Isi saat bahan keluar dari gudang untuk dipakai. Contoh dari file: “Pengambilan konveksi inv.378”, “Bagian Packing”, dan “Bagian QC”. Jadi pengambilan bisa kamu catat per invoice atau per bagian kerja.
Langkah 3: baca kolom Sisa (jangan diketik manual)
Kolom Sisa memakai rumus seperti ini:
=SUM(E9+C10-D10)
Artinya: sisa sekarang = sisa baris sebelumnya + pembelian − pengambilan. Karena rumusnya sudah terpasang di baris 10 sampai 29, kamu tidak perlu mengetik apa pun di kolom Sisa. Saat bulan berganti, salin sheet-nya, ganti nama bulan, lalu jadikan sisa terakhir sebagai saldo awal bulan berikutnya.
Contoh Pencatatan Persediaan Bahan Baku Konveksi: Dari Pengambilan sampai Sisa Stok
Jawaban singkat: tiga baris transaksi di file contoh menggerakkan 11 bahan sekaligus. Berikut hitungannya angka per angka:
| Keterangan | Bahan | Saldo awal | Pengambilan | Sisa |
|---|---|---|---|---|
| Pengambilan konveksi inv.378 | Kain Inner | 7 | 2 | 5 |
| Label Kain | 200 | 50 | 150 | |
| Mote | 3.000 | 100 | 2.900 | |
| Bagian Packing | Tile Ninja Classic | 900 | 100 | 800 |
| Tile Ninja Jazzy | 700 | 50 | 650 | |
| Tile Ciput Classic | 1.100 | 70 | 1.030 | |
| Solasi Besar | 5 | 1 | 4 | |
| Solasi Kecil | 12 | 1 | 11 | |
| Bagian QC | Hang Tag | 850 | 100 | 750 |
| Pin Tag | 320 | 100 | 220 | |
| Kertas Label Warna | 10 | 1 | 9 |
Perhatikan baris “Pengiriman konveksi inv.425”: di file contoh, baris ini belum berisi angka pengambilan. Kamu bisa memakai baris seperti ini sebagai penanda invoice yang rincian bahannya menyusul.
Insight Membaca Stok Bahan Baku Supaya Tidak Kehabisan
Jawaban singkat: angka sisa saja tidak cukup. Kamu perlu tahu seberapa besar pengambilan menggerus stok.
Pakai persentase, bukan angka mentah
Lihat dua bahan di tabel tadi. Bagian QC mengambil 100 Hang Tag dan 100 Pin Tag, angkanya sama persis. Tapi 100 Hang Tag hanya menghabiskan sekitar 12% stok (100 dari 850), sedangkan 100 Pin Tag menghabiskan sekitar 31% (100 dari 320). Kain Inner lebih ekstrem: pengambilan cuma 2, tapi itu sudah sekitar 29% stok. Bahan seperti inilah yang paling cepat bikin produksi berhenti, jadi pantau persentasenya, bukan hanya jumlahnya.
Samakan nomor invoice dengan catatan uang keluar
Kebiasaan menulis nomor invoice di kolom Keterangan bikin stok bisa kamu cocokkan dengan pembayaran. Pasangkan form ini dengan template pengeluaran kas UMKM, lalu cek: apakah setiap pembelian bahan di kas punya baris “Pembelian” di catatan stok? Selisihnya sering jadi petunjuk pertama adanya bahan yang hilang atau nota yang terlewat.
Warnai stok menipis secara otomatis
Kamu bisa membuat Excel memberi tanda merah saat sisa menipis:
- Blok kolom Sisa satu bahan (misal E10:E29).
- Buka Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Less Than.
- Isi batas minimum sesuai kebutuhanmu, lalu pilih warna merah.
- Ulangi untuk bahan lain dengan batas berbeda.
Cara Menambah Bahan Baru di Template Excel Persediaan Bahan Baku
Jawaban singkat: salin satu blok tiga kolom, tempel di sebelah kanan, lalu ganti nama bahannya.
- Blok tiga kolom terakhir (Pulpen: kolom BT sampai BV, baris 6 sampai 29).
- Salin, lalu tempel mulai kolom BW.
- Ganti judul “Pulpen” dengan nama bahan barumu.
- Isi saldo awal di baris 9 pada kolom Sisa. Rumus di bawahnya ikut menyesuaikan.
Butuh lebih dari 20 transaksi per bulan? Salin baris 29 lalu tempel ke bawah. Rumus ikut menyambung tanpa kamu ubah.
Kesalahan Umum saat Mencatat Persediaan Bahan Baku
- Mengetik angka langsung di kolom Sisa. Rumus terhapus dan hitungan selanjutnya jadi salah. Ketik hanya di kolom Pembelian dan Pengambilan.
- Mencatat pengambilan di akhir minggu. Angkanya jadi tebakan. Catat di hari yang sama.
- Satuan tidak konsisten. Kalau hari ini kain dicatat per roll dan besok per meter, sisanya tidak bisa dipercaya. Tentukan satu satuan per bahan dan pakai terus.
- Tanggal tampil terbalik. Format tanggal di sheet ini berbentuk bulan-hari-tahun. Periksa dulu apakah tanggal yang kamu ketik tampil sesuai maksudmu, atau ubah lewat Ctrl+1 → Custom.
- Melewatkan stok fisik. Cocokkan angka Sisa dengan hitungan di gudang minimal sebulan sekali.
Simpan Template Ini Sebelum Stok Kamu Berantakan
Catatan persediaan yang rapi membuatmu tahu kapan harus belanja bahan, bukan sekadar tahu bahan sudah habis. Simpan halaman ini di bookmark supaya panduannya mudah dibuka lagi, lalu bagikan ke rekan usaha atau tim gudangmu biar semua pakai format yang sama.
Download Template Excel Persediaan Bahan Baku Template-Persediaan-Bahan-Baku.xlsx · 250 KB
Mau lengkapi sistem keuangan usahamu? Baca juga panduan template pengeluaran kas UMKM dan artikel template Excel lainnya di kakakiky.id.
Views: 1
