Template Excel Gaji Karyawan 2027 Gratis + Hitung PPh 21 TER Otomatis
Menghitung gaji delapan karyawan secara manual bisa makan waktu setengah hari, padahal hitungan PPh 21-nya baru selesai separuh. Template Excel gaji karyawan 2027 ini saya buat supaya pekerjaan itu cukup dikerjakan dalam 15 menit tiap bulan. Kamu tinggal mengisi kolom kuning. BPJS, tarif TER, PPh 21, take home pay sampai slip gaji siap cetak dihitung otomatis.
Template ini mengikuti aturan yang berlaku sekarang: PP 58/2023 dan PMK 168/2023 untuk tarif efektif rata-rata (TER), serta tarif Pasal 17 UU HPP untuk perhitungan ulang di bulan Desember. Bisa dipakai di Google Sheets atau diunduh sebagai Excel.
Isi Template Excel Gaji Karyawan 2027: 18 Sheet yang Saling Terhubung
Singkatnya, kamu cukup mengisi data karyawan sekali saja. Sheet lain membaca data itu sendiri.
| Sheet | Fungsinya | Kamu isi apa? |
|---|---|---|
| Panduan | Cara pakai dan cara hitung PPh 21 | Tidak ada, cukup dibaca |
| Pengaturan | Tarif BPJS, PTKP, biaya jabatan, opsi DTP | Nama perusahaan, alamat, tahun, cek tarif |
| Data Karyawan | Database hingga 50 karyawan | NIK, nama, status PTKP, gaji pokok, tunjangan tetap, rekening |
| Jan – Des (12 sheet) | Penggajian bulanan | Status aktif, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus/THR, kasbon |
| Slip Gaji | Slip siap print | Pilih bulan dan nama karyawan |
| Rekap Tahunan | Total per bulan, grafik, rekap per karyawan | Tidak ada, otomatis |
| Tabel TER | Tarif TER kategori A, B, C | Tidak ada, sudah sesuai lampiran PP 58/2023 |
Aturan warnanya sederhana. Sel kuning dengan teks biru boleh kamu isi. Sel putih dengan teks hitam berisi rumus, jadi jangan diketik ulang.
Cara Menggunakan Template Gaji Karyawan Excel Ini (Langkah demi Langkah)
Kalau kamu baru pertama kali membuka file ini, ikuti urutannya dari atas. Urutannya penting karena sheet bulanan menarik data dari sheet sebelumnya.
1. Atur identitas perusahaan dan tarif di sheet Pengaturan
Isi nama perusahaan, alamat, dan tahun pajak 2027. Data ini otomatis muncul di judul setiap sheet bulanan dan di kop slip gaji.
Parameter yang wajib kamu cek ulang
- JKK (risiko kerja): default 0,24% untuk risiko sangat rendah, misalnya kantor dan toko. Pabrik atau konstruksi bisa mencapai 1,74%. Sesuaikan dengan kelompok risiko di sertifikat BPJS Ketenagakerjaan kamu.
- Batas upah JP: terisi Rp11.086.300 (batas Maret 2026). BPJS memperbaruinya setiap Maret, jadi catat di kalender untuk mengganti angkanya.
- Batas upah BPJS Kesehatan: Rp12.000.000.
- Insentif PPh 21 DTP: default “Tidak”. Di 2026, insentif ini hanya untuk sektor tertentu sesuai PMK 105/2025, dengan gaji tetap ≤ Rp10 juta. Pemerintah merencanakan perluasan ke semua sektor di 2027, tapi aturannya belum terbit. Ubah ke “Ya” hanya setelah PMK-nya keluar dan usahamu memenuhi syarat.
2. Masukkan data karyawan sekali saja
Di sheet Data Karyawan, isi NIK/ID, nama, jabatan, status PTKP (TK/0 sampai K/3), gaji pokok, dan tunjangan tetap. Kolom Kategori TER (A/B/C) terisi otomatis dari status PTKP, jadi kamu tidak perlu menghafal pembagiannya.
Kolom kecil yang sering terlewat
- NPWP/NIK Valid? Isi “Tidak” kalau NIK karyawan belum terpadan sebagai NPWP. Template otomatis menaikkan PPh 21-nya 20% (pengali 120%).
- Ikut BPJS TK? / Ikut BPJS Kesehatan? Isi “Tidak” untuk karyawan yang belum didaftarkan. Iurannya langsung jadi nol.
3. Isi kolom kuning di sheet bulanan
Setiap bulan, buka sheet bulan berjalan dan isi lima kolom saja: Aktif?, Tunjangan Tidak Tetap, Lembur, Bonus/THR, dan Potongan Lain (kasbon, cicilan koperasi, dan sejenisnya). Karyawan yang cuti di luar tanggungan atau sudah keluar cukup diisi “Tidak” di kolom Aktif.
4. Cetak slip gaji
Buka sheet Slip Gaji, pilih bulan di sel H2 dan nama karyawan di sel H3. Slip langsung menampilkan penerimaan, potongan, take home pay, tarif TER, dan kolom tanda tangan. Tekan Ctrl+P dan simpan sebagai PDF untuk dikirim lewat WhatsApp.
5. Ambil rekap untuk bukti potong 1721-A1
Di akhir tahun, sheet Rekap Tahunan menampilkan bruto setahun, biaya jabatan, iuran JHT+JP, PKP, dan PPh 21 setahun per karyawan. Angka-angka ini yang kamu cocokkan dengan e-Bupot di Coretax DJP.
Contoh Hitung PPh 21 TER dari Data di Template
Ini bagian yang jarang dibahas tuntas di artikel lain: angka nyata dari 8 karyawan contoh di dalam file. Semua angka di bawah adalah hasil rumus template, bukan karangan.
Gaji bulan Januari (kondisi normal)
| Karyawan | PTKP / Kat. | Bruto (dasar pajak) | Tarif TER | PPh 21 | Take Home Pay |
|---|---|---|---|---|---|
| Andi Pratama | TK/0 · A | Rp5.958.780 | 0,75% | Rp44.690 | Rp5.427.310 |
| Siti Rahmawati | K/1 · B | Rp9.931.300 | 1,5% | Rp148.969 | Rp8.971.031 |
| Budi Santoso | K/2 · B | Rp13.047.500 | 4% | Rp521.900 | Rp11.497.237 |
| Dewi Lestari* | TK/0 · A | Rp6.690.560 | 1% × 120% | Rp80.286 | Rp6.063.714 |
| Rizal Hidayat | K/3 · C | Rp25.615.000 | 9% | Rp2.305.350 | Rp21.963.787 |
| Maya Sari | K/1 · B | Rp43.712.200 | 16% | Rp6.993.952 | Rp34.915.185 |
*Dewi belum punya NIK yang valid sebagai NPWP, jadi PPh 21-nya 20% lebih tinggi.
Perhatikan kolom bruto. Gaji pokok plus tunjangan Andi Rp5.700.000, tapi dasar pajaknya Rp5.958.780. Selisihnya adalah premi JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan 4% yang dibayar perusahaan. Premi ini dihitung sebagai penghasilan karyawan. Banyak kalkulator gaji online melewatkan bagian ini, sehingga PPh 21-nya kurang potong.
Tiga kasus yang sering bikin HRD bingung
Kasus 1: THR membuat PPh bulan Maret melonjak
Di template, THR dibayar bulan Maret sebesar satu kali gaji. PPh 21 Andi naik dari Rp44.690 menjadi Rp466.351, karena brutonya menjadi Rp11.658.780 dan tarif TER-nya naik ke 4%. Untuk Maya Sari, PPh Maret mencapai Rp19.943.806 (tarif 23%).
Ini wajar, bukan salah hitung. Sistem TER memang memotong lebih besar di bulan THR, lalu disesuaikan di Desember. Sampaikan ini ke karyawan sebelum slip Maret dibagikan supaya tidak ada yang protes.
Kasus 2: Lembur Rp900 ribu, PPh naik Rp136 ribu
Fajar Nugroho mendapat lembur Rp900.000 di bulan Februari. Brutonya melewati batas lapisan TER, sehingga tarifnya naik dari 2,5% ke 3,5%. PPh 21-nya naik dari Rp261.350 menjadi Rp397.390. Artinya sekitar 15% dari uang lembur itu habis untuk pajak bulan itu.
Insight praktisnya: kalau ada karyawan yang gajinya mepet di batas lapisan TER, lembur kecil pun bisa membuat potongan bulan itu terasa “tidak masuk akal”. Total pajak setahunnya tetap sama karena semuanya dikoreksi di Desember. Yang berubah hanya kapan pajak itu dipotong.
Kasus 3: PPh 21 Desember bernilai minus
Nurul Aini (TK/1) justru mendapat PPh 21 Desember sebesar −Rp236.999. Penyebabnya, potongan TER Januari–November (Rp2.324.899) lebih besar dari PPh setahun berdasarkan tarif Pasal 17 (Rp2.087.900). Selisihnya adalah lebih potong yang harus dikembalikan ke karyawan. Template sudah memasukkannya ke take home pay Desember.
Rumus PPh 21 Desember yang dipakai template
- Bruto setahun (Jan–Des)
- Dikurangi biaya jabatan 5%, maksimal Rp6.000.000 setahun
- Dikurangi iuran JHT 2% dan JP 1% yang dibayar karyawan
- Dikurangi PTKP sesuai status
- PKP dibulatkan ke bawah ke ribuan, lalu dikalikan tarif progresif Pasal 17 (5%, 15%, 25%, 30%, 35%)
- Hasilnya dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong Januari–November
Kenapa Pakai Template Excel Gaji, Bukan Aplikasi Payroll?
Untuk usaha dengan karyawan di bawah 50 orang, aplikasi payroll berlangganan sering terasa berlebihan. Biayanya bisa Rp20.000–Rp50.000 per karyawan per bulan. Template ini gratis, rumusnya bisa kamu buka satu per satu, dan datanya tetap di Google Drive kamu sendiri.
Ada juga batasan yang perlu kamu tahu:
- Karyawan keluar di tengah tahun belum dihitung ulang otomatis. Template menghitung ulang setahun di bulan Desember, jadi untuk karyawan resign kamu perlu menghitung PPh setahunnya secara manual di bulan terakhir ia bekerja.
- Pegawai tidak tetap/harian memakai skema TER harian yang berbeda. Template ini khusus untuk pegawai tetap.
- Template ini alat bantu, bukan nasihat pajak. Selalu cocokkan hasilnya dengan e-Bupot di Coretax DJP sebelum melapor.
Kalau usahamu bergerak di bidang produksi atau kuliner, kamu bisa memasangkan file ini dengan template persediaan bahan baku UMKM. Dengan begitu, biaya tenaga kerja dan biaya bahan baku tercatat rapi, dan menghitung HPP jadi jauh lebih mudah.
Tips Merawat File Gaji Karyawan Excel Supaya Tidak Error
- Buat salinan baru setiap tahun. Jangan menimpa file 2027 untuk tahun 2028. Rekap tahunan diperlukan saat pemeriksaan pajak, yang bisa terjadi hingga 5 tahun ke belakang.
- Hapus data contoh dengan benar. Kosongkan hanya isi kolom kuning di Data Karyawan dan sheet bulanan. Jangan menghapus barisnya karena rumusnya akan rusak.
- Jangan menyisipkan kolom di tengah sheet bulanan. Slip Gaji dan Rekap Tahunan membaca posisi kolom tertentu.
- Kunci file setelah gaji dibayar. Di Google Sheets, pakai Lindungi sheet untuk bulan yang sudah ditutup agar angka lama tidak berubah tanpa sengaja.
- Simpan slip dalam PDF. Arsip ini berguna kalau ada karyawan yang mengajukan KPR atau kredit dan perlu bukti penghasilan.
Cara menyimpan: setelah link terbuka, klik File → Buat salinan untuk menyalinnya ke Google Drive kamu, atau File → Download → Microsoft Excel (.xlsx) untuk dipakai offline.
Simpan halaman ini di bookmark, karena saya akan memperbaruinya begitu PMK insentif PPh 21 DTP 2027 dan batas upah JP Maret 2027 diumumkan. Kalau template ini menghemat waktumu, bagikan ke teman HRD atau sesama pemilik UMKM. Mau pembukuan usahamu makin rapi? Lanjut baca template persediaan bahan baku UMKM di kategori Template Excel.
Views: 0
